Das IMK-ASF hat nun die Freischaltung für das MSS/ESS (Manager Self Service/ Employee Self Service) erhalten.

Der direkte Link zum SAP Portal: https://sap-portal.scc.kit.edu
Kurzanleitung zum Einstieg
Anwenderdoku ESS

In der Anwendung selbst befinden sich zwei Handbücher – ein ausführliches Anwenderhandbuch und eine Kurzanleitung mit den wichtigsten Infos.

Zukünftig sollten folgende Meldungen nicht mehr in Papierform sondern elektronisch erfolgen:

• vergessene Kommen- und Gehen-Buchungen (Ersatz für die aktuellen Wochen-Zeitmeldungen)
• Urlaubsanträge
• Gleitzeittage

Diese Meldungen werden dann automatisch über einen Workflow per E-Mail an den angegebenen Genehmiger ( den direkten Vorgesetzten (i. d. R. der GL oder AL) oder seinen Vertreter) geschickt. Wenn dieser wiederum genehmigt hat, bekommt man selbst auch eine Bestätigungsmail.

Krankmeldungen müssen vorerst weiterhin per Fehlzeitmeldung (rosa) gemeldet werden. Das gleiche gilt für Dienstreisen.

Ausführliche Informationen findet man auf den SCC-Seiten zu SAP

Informationen zum SAP-Webportal

Anwenderdoku zum SRM (Bestellwesen)

Anleitung zur GUI-Installation

Schulungsunterlagen zur Beschaffung im SRM

Seit Einführung der 2-Faktor-Authentifizierung im Herbst 2017 ist für das SAP GUI grundsätzlich sowie für manche Anwendungen im SAP Portal vor dessen Nutzung eine VPN-Verbindung in das SAP-Netz notwendig - auch für Rechner, die im KIT-Netz angebunden sind!

Für die OpenVPN-Verbindung muss die Konfigurationsdatei kit-vpn2vlan.ovpn auf den Rechner geladen werden. Die Anmeldung wird folgendermaßen durchgeführt:
Benutzer:        <KIT-Account>@sap   (Ihr KIT-Account mit den Zusatz @SAP)
Passwort:        <KIT-Passwort><Komma><Token>  (Ihr KIT-Passwort, Satzzeichen Komma, Nummernfolge auf dem Token).

Eine ausführliche Beschreibung und die dafür benötigte Software OpenVPN findet man auf der SSC-Seite Remote Access (VPN). Außerdem findet man unter Punkt 3.2 der Seite Installation der SAP-GUI eine Beschreibung, wie man sich mit dem VPN anmelden muss, um in das SAP-Netz zu gelangen.

Bei Problemen ins VPN-Netz zu verbinden bitte zunächst überprüfen, ob die neueste Software sowie eine aktuelle Konfigurationsdatei vorhanden sind. Die verwendete Konfigurationsdatei (ovpn) muss nach dem 18.11.17 angelegt worden sein. Die jeweils aktuelle Konfigurationsdatei findet man bei SCC unter OpenVPN nach Auswahl des benutzten Betriebssystems.

Die Personentagemeldung ist ab sofort über das SAP Portal verfügbar.

Für eine Anmeldung zur Personentagemeldung ist ein Token erforderlich, den neue Mitarbeiter direkt beim SCC Servicedesk erhalten (am besten gleich mit dem Antrag auf ein Mailzertifikat verbinden).

Weitere Infos zum Token gibt es bei SCC (Anmeldung an den SAP-Webportalen oder Info-Übersicht zu den Tokens am KIT) .

Eine Anleitung zur Personentagemeldung findet man auf den Seiten von FIMA unter Vorlagen - Personentagemeldung

1. Mozilla Firefox: Manche Anwendungen im SAP NetWeaver Portal (ESS/MSS und SRM) funktionieren derzeit mit der aktuellen (ESR und Nicht-ESR) - Version 52 des Mozilla Firefox leider nur eingeschränkt.
Auswirkungen: Die Werte aus den Auswahlfeldern werden nicht übernommen.
Beispiel: Auswahlfeld "Art der Abwesenheit" bei Abwesenheitsanträge im ESS oder Auswahlfeld "Kontierungsart" im SRM.
Lösungsvorschlag: Entweder Benutzung des Workarounds (Werte mit Pfeil Oben - bzw. Pfeil Unten-Taste der Tastsatur auswählen und danach auf "RETURN" klicken) oder Neuinstallation ESR Version 45 des Mozilla Firefox oder Verwendung des Internet Explorers.

2. Internet Explorer: Beim klicken auf "Position hinzufügen" im Fenster "Einkaufswagen anlegen" und auswählen eines Web Shops bzw. des Lagerkatalogs öffnet sich zwar ein neues Fenster, aber mit einem leeren, weißen Hintergrund. Links oben in der Ecke sieht man nur den Button "Zurück zur Anwendung", aber der Web Shop (bzw. der Lagerkatalog) ist nicht zu sehen.
Lösung: Im leeren, weißen Fenster bitte die rechte Maustaste klicken und im anschließenden Popup-Menü den Eintrag "Aktualisieren" auswählen. Danach sollten alle Web Shops (bzw. der Lagerkatalog) wieder sichtbar sein. Diese Aktion muß man aber nur einmalig durchführen.

Sonstiges: Bitte decken Sie Ihren Papierbedarf mit Recyclingpapieren, empfehlenswert ist das Label des "Blauen Engels" (bezugnehmend auf das Rundschreiben 38/2012 des Präsidiums)". Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte gerne an uns: ZUKUNFTSCAMPUS, Silke Rittershofer, Tel.: 43001, E-Mail: silke.rittershofer∂kit.edu

Bei Fragen bzgl. dem SRM-System wenden Sie sich gerne an:
Thomas Gorzitza , ASERV-VIT (Tel. 28185, Thomas.Gorzitza∂kit.edu) oder an Alexandra Merz , ASERV-VIT (Tel. 25474, Alexandra.Merz∂kit.edu)

Änderungen für Web-Shop-Bestellungen aus Warensachgebieten, für die mehrere Web-Shops im SRM System zur Verfügung stehen (z.B. Chemikalien):
1. Der maximale Gesamtauftragswert pro Bestellung beträgt 4.200 EUR netto
2. Bei Beschaffungen sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit über Preisvergleiche der Web-Shops zu berücksichtigen, es sei denn, es kommt aus besonderen Gründen nur ein Anbieter in Betracht.
3. Über 1.000 EUR netto ist die Preisermittlung im Rahmen eines Vergabevermerks zu dokumentieren
 

SAP SRM:

Zugang über:
https://sapwp01.orbitsap.kit.edu:9060/irj/portal
Der Zugang ist nur im Intranet erreichbar - eine gewöhnliche VPN-Verbindung reicht nicht!

Funktioniert mit Internet Explorer 32 Bit und im Firefox nur mit den ESR-Versionen. Das SAP GUI ist in Windows 8 und 8.1 derzeit nur manuell installierbar - eine Anleitung liegt bei Claudia Roesner.

Im Browser müssen mehrere Einstellungen vorgenommen werden, damit alle Funktionalitäten verfügbar sind. Eine Beschreibung findet man in Doku-SAP-Portal.pdf

Eine ausführliche Beschreibung zum Einrichten der Browser, des SRM sowie eine Beschreibung der für einen Einkauf benötigten Eingaben findet man auf den Seiten von ASERV unter Anwendungsdokumentation Beschaffungssystem SRM. Außerdem bietet ASERV weitere Schulungsunterlagen für Beschaffungen mit SRM sowie allgemeine Infos rund ums Bestellen.

Ansprechpartner bei technischen Problemen im SAP sind Hr. Gorzitza (Tel. 28185), Fr. Merz (Tel. 25491) und Hr. Slavik (Tel. 25469).
Ansprechpartner bei Problemen der Zuordnung von Einkaufswagen bzw. der Freigabeberechtigungen ist Esther Prietzel (Tel. 29121).