Bitte jedem neuen und ausscheidenden Mitarbeitenden den entsprechenden Laufzettel in die Hand geben. Damit wird sichergestellt, dass alle notwendigen Dinge erledigt werden.
Bei Verträgen mit dem KIT erhält der neue Mitarbeitende automatisch ein KIT-Konto, an welches auch ein E-Mail-Postfach mit KIT-Mailadresse geknüpft ist. Ausgenommen hiervon sind Hiwis. Für Hiwis sowie Gäste am KIT kann aber bei Bedarf ein GuP-Konto beantragt werden (GuP = Gäste und Partner). Ein GuP-Konto ist außerdem notwendig für KIT-Studenten, die die zentralen HLR nutzen wollen.
Die GL werden gebeten, für ihre neuen Mitarbeitenden, Studenten oder Gäste jeweils das entsprechende Formular auszufüllen und so früh wie möglich vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeitenden oder Gastes per verschlüsselter E-Mail an die IMKASF-IT und das IMKASF Sekretariat weiterzuleiten.
Eine Auflistung aller in IMKASF existierenden Mailverteiler findet man unter Mailverteiler in IMKASF, die Sicherheitsgruppen für Zugriffe auf Dateien und Gruppenkalender findet man unter Sicherheitsgruppen in IMKASF.
Eine Bitte an alle GL und IL: informiert auch bei Vertragsverlängerungen sowohl IMKASF Sekretariat als auch IMKASF-IT, damit Konten - insbes. Gästekonten - nicht unnötig / vorzeitig deaktiviert werden.
Neue Mitarbeitende oder Studenten mit KIT-Konto --> neuer Mitarbeitender
Hiwis und Gäste am KIT sowie KIT-Studenten, die die HLR nutzen wollen --> neues Gästekonto
Vertrags- oder Besuchsende (Mitarbeitende, Studenten, Gäste) --> Infos bei Vertragsende
Bitte beachten: Ein KIT-Konto wird erst angelegt, wenn der Arbeits-Vertrag unterschrieben und von PSE im System eingegeben ist. Wir ITB haben keinen Einfluss auf den Zeitpunkt der KIT-Konten Erstellung. Das Mail-Postfach ist ab dem Zeitpunkt verfügbar, zu dem der neue Mitarbeitende / Gast sein KIT-Konto aktiviert hat. Die auf der Mitarbeitenden-Seite angezeigten Infos zu Mitarbeitenden bestimmt ausschließlich der Mitarbeitende selbst über das Serviceportal my.scc.kit.edu
Neue Mitarbeitende sollten auf die IuK hingewiesen werden, die eingehalten werden muss. Man findet auch eine englische Version: I&C Regulations
Zum 1.10.2017 trat die Deprovisionierungsordnung in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt können Konten-Verlängerungen für ausgeschiedene Mitarbeitende nur noch über DE RECHT mit Begründung beantragt werden.
Wichtig: 30 Tage nach Vertragsende - unabhängig davon, ob der Mitarbeitende noch Arbeiten im/für das KIT erledigt - wird sein Konto deaktiviert, wenn nicht rechtzeitig vorher ein Antrag gestellt wird. Mit der Deaktivierung ist auch das Mailpostfach deaktiviert. Alle Daten des Mitarbeitenden, die durch sein KIT-Konto gekennzeichnet sind, werden ein Jahr später gelöscht. Das betrifft auch alle wissenschaftlichen Daten, deren Besitzer das deaktivierte KIT-Konto ist. Windows-Benutzer, die evtl. noch einen Rechner weiternutzen wollen, können sich dann auch nicht mehr mit dem KIT-Konto am Rechner anmelden und brauchen eine neues Profil. VPN-Verbindungen sind ebenfalls nicht mehr möglich.
Bitte jeden Antrag auf Kontenverlängerung für einen ausscheidenden Mitarbeitenden uns ITB mitteilen, da ansonsten Gruppenmitgliedschaften u.U. zu früh gelöscht werden.
Neu seit 5.12.2022 - Info von DE Recht:
Online-Portal ist zum 05.12.2022 gestartet!
Die Antragsstellung wird ausschließlich über das Portal möglich sein.
Um die Nutzung des neuen Portals zu erleichtern, möchten wir Ihnen folgende Hinweise geben:
Die Nutzerinnen bzw. die Nutzer können wie bisher in begründeten Fällen eine Weiternutzung beantragen. Die Weiternutzung kann:
- bei Erstanträgen ab dem Tag des Austritts aus dem KIT (Ende Arbeitsvertrag) bis 30 Tage nach Austritt
- bei Folgeanträgen ab 30 Tage vor Ende der bisherigen Verlängerung bis zum Ende der bisherigen Verlängerung
über https://my.scc.kit.edu - Konto/KIT-Account - Verlängerung beantragt werden.
Die Auswahlmöglichkeit Konto/KIT-Account – Verlängerung ist bei my.scc nur für den Zeitraum hinterlegt, in dem eine Antragsstellung möglich ist (siehe oben). Eine Antragsstellung nach Ablauf der oben angegebenen Zeiträume ist nicht möglich.
Sobald der Antrag durch die Nutzerin oder den Nutzer eingereicht wurde, wird dieser automatisch der genehmigungsberechtigten Person in der betroffenen Organisationseinheit zur Entscheidung vorgelegt. Diese erhält eine E-Mail mit der Bitte um Prüfung des eingereichten Antrags. Eine kurze Hilfestellung zur Vornahme der Prüfungsschritte finden Sie hier.
Alle weiteren Infos zur Deprovisionierung findet man bei DE Recht unter "Satzungen, Ordnungen, Richtlinien - Deprovisionierungsordnung" und auf der SCC-Seite "KIT interne Regelung zur Deprovisionierung".
Alternativ zur Beantragung einer Kontenverlängerung kann der ausscheidende Mitarbeitende auch ein GuP-Konto erhalten. Wenn die Beantragung rechtzeitig vor Vertragsende bei IMK-ASF-IT erfolgt, kann u.U. das alte KIT-Konto (lediglich mit angepassten Rollen) und auch die Mailadresse erhalten bleiben.