Informationen für neue Mitarbeitende und Gäste im IMKASF

  1. Aktivierung des KIT-Kontos
    Jeder Mitarbeitende erhält automatisch ein KIT-Konto, wenn ein unterschriebener Arbeitsvertrag mit dem KIT vorliegt. Nach der Erstellung des Kontos wird ein Brief von SCC mit Kontendaten und einem Aktivierungs-Password an den Mitarbeitenden (Instituts-Adresse) verschickt. Mit diesen Daten muss der Mitarbeitende sein Konto unter https://my.scc.kit.edu/aktivierung.php aktivieren.
    Auch Gäste am KIT, für die ein GuP-Konto beantragt wurde, erhalten solch einen SCC-Brief und müssen ihr Konto aktivieren.
    Bei Eingabe eines eigenen passwords bitte die Password-Richtlinien sowie die Informationen am Ende der Aktivierung beachten!
    Weitere Infos auf den Seiten des SCC.
     
  2. "Meine Daten" anpassen
    Sobald das KIT-Konto aktiviert wurde, sollte möglichst sofort der Bereich "Meine Daten / Datenschutz" angepasst werden. Mit diesen Einstellungen legt jeder Mitarbeitende fest, welche seiner "Daten" für andere sichtbar sein sollen. Erläuterungen zu den dort verwendeten Begriffen findet man unter Hilfe. 
     
  3. Bestätigung vor Nutzung verschiedener Dienste
    Verschiedene Dienste wie z.B. MS Teams (siehe auch Servicebeschreibung von MS Teams bei SCC) können erst nach Bestätigung der Datenschutzregeln genutzt werden. Die Bestätigungen findet man unter my.scc.kit.edu - z.B. MS-Teams Cloundnutzung, Rainbow-Nutzung, Tokenverwaltung.
     
  4. Für das Versenden sensitiver Daten (darunter zählen auch alle personenbezogenen Daten wie z.B. die Postadresse) sollte zeitnah ein Mailzertifikat beantragt werden. Infos hierzu findet man unter IT in IMKASF - E-Mail - Mailverschlüsselung.
     
  5. Eine Mitarbeitende-Seite in der Mitarbeitenden-Liste des IMKASF wird von Claudia Roesner erstellt (Info bitte vom GL über das Formular neuer Mitarbeitender). Welche Infos auf der Mitarbeitende-Seite erscheinen, entscheidet jeder Mitarbeitende selbst - siehe Punkt 2. Es besteht die Möglichkeit, weitere Informationen anzeigen zu lassen. Diese Informationen (sowohl deutsche als auch englische Fassung) werden vom Web-Autor der eigenen Gruppe erstellt und bearbeitet und Claudia Roesner anschließend die Seiten-ID mitgeteilt. Nach Eingabe dieser Daten sollte ein Ausdruck der Seite erstellt und vom Mitarbeitenden per Unterschrift bestätigt werden, dass diese Daten veröffentlicht werden dürfen. 
     
  6. E-Mail Konfiguration / Mailweiterleitung für Gäste.
    Im IMKASF werden hauptsächlich Outlook oder Thunderbird genutzt. Für beide Programme findet man auf der SCC-Seite ausführliche Konfigurationshinweise.
    Wer nicht Outlook verwendet, sollte unbedingt über OWA den zentralen SPAM-Filter aktivieren (und bei Verdacht auf eine SPAM-Mail auch nutzen) - weitere Hinweise hierzu bei SCC - SPAM-Filter im KIT.
    Gemäß einem Rundschreiben des Präsidiums soll der E-Mail Anzeigename in der Form Nachname, Vorname (IMKASF) lauten und die E-Mail Signatur wie auf der verlinkten Seite angegeben werden.
    Manche Gruppen nutzen Gruppen-eigene Terminkalender, außerdem existieren Planungskalender für die beiden Seminarräume. Eine Übersicht über die Namen der vorhandenen Kalender findet man auf ASF-Kalender.
    Gäste und Partner werden aufgrund ihrer zeitlich begrenzten Anwesenheit im IMKASF vielleicht eher ihre Heimat-Mailadresse weiternutzen wollen. Statt das KIT-Mailpostfach einzurichten kann deshalb eine Mailweiterleitung vom Partnerkonto eingerichtet werden.
     
  7. Die Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation am KIT (IuK-Ordnung) beachten! Sie ist auch auf englisch verfügbar (I&C Regulations). Außerdem gibt es weitere Vorgaben / Richtlinien des KIT, die beachtet werden müssen - siehe https://www.dsb.kit.edu/200.php
     
  8. Für die Personentage-Erfassung, das Beantragen von Urlaub und weiteren SAP-Dienste wird ein Token benötigt. Einen Hardware-Token erhält man beim ServiceDesk des SCC - https://www.scc.kit.edu/dienste/11211.php - (die Abholung am besten mit dem Antrag des Mailzertifikats verbinden!). Weitere Infos hierzu findet man auf den SCC-Seiten unter Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der Token muss vor der ersten Nutzung auf https://my.scc.kit.edu/token/register aktiviert werden.
     
  9. Hinweise zur Nutzung von Online-Kommunikationsdiensten, verschiedenen Online-Diensten und das Weiterleitungsverbot dienstlicher Mails zu externen Mailservern beachten.
     

  10. Nach Rundschreiben 33/2015 und 18/2018 sind alle Mitarbeitenden verpflichtet, regelmäßige Datenschutzschulungen durchzuführen. Weitere Informationen unter "E-Learning Schulung in Datenschutz"
     

Weitere Infos zu KIT- und Gäste-Konten findet man auf den Seiten des SCC.

Anmerkungen / Korrekturen zu dieser Seite bitte an Claudia Roesner, ITB von IMKASF