weitere Infos am Ende der Seite unter "Deprovisionierung"

Das KIT-Konto eines KIT-Mitarbeitenden wird 30 Tage nach Vertragsende deaktiviert. Der KIT-Mitarbeitende wird bei Vertragsende darüber informiert.

Gästekonten werden zum angegebenen Datum deaktiviert, der Gast wird über die Deaktivierung informiert.

Rechtzeitig vor Ausscheiden eines Mitarbeitenden, Studierenden oder Gastes muss mit diesem geregelt werden, wie mit den Daten der Person (sowohl persönliche Daten als auch alle Arbeitsdaten) umgegangen werden kann:

• Private/persönliche Daten, die auf Rechnern des KIT liegen, muss der Mitarbeitende / Gast unbedingt vor Austritt sicher löschen - siehe Vortrag-IT-EK-Juni2022 und https://www.zendas.de/themen/vernichtung/festplatten/loeschen.html.
• Eine Übergabe der übrigen Daten muss vor Beendigung des Besuchs bzw. Vertrags mit der Person geklärt werden. Abschließend von der ausscheidenden Person das Formular BestaetigungDaten-Vertragsende unterschreiben lassen.
  Wichtig: die Deprovisionierungsordnung beinhaltet auch das Löschen aller Daten/Dateien eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Somit werden nach der Deaktivierung eines KIT-Kontos auch alle Dateien auf den zentralen SCC-Rechnern, die diesem KIT-Konto zugeordnet sind, gelöscht (z.B. LSDF, bwsync&share usw.). Eine vor Vertragsende geregelte Datenübergabe ist also notwendig.
   
• Falls ein Token vorhanden ist, muss dieser beim SCC-Servicedesk abgegeben werden: https://www.scc.kit.edu/dienste/11211.php
   
• Der Mitarbeitende / Gast sollte unbedingt rechtzeitig vor Vertrags-/Besuchsende per automatischer Benachrichtigung dafür sorgen, dass Mailpartner über dessen Ausscheiden und eine evtl. neue Mailadresse informiert werden, da die KIT-Mailadresse 30 Tage nach Vertragsende nicht mehr erreichbar ist. Eine kurze Anleitung zur Einrichtung in OWA findet man hier.
   
• Jeder (ehemalige) Mitarbeitende im KIT hat die Möglichkeit, sich als Alumni zu registrieren. Dabei kann auch eine lebenslang gültige Weiterleitungsadresse beantragt werden. Diese hat die Form vorname.nachname @alumni.kit.edu. Wird dies in Erwägung gezogen, so sollte die Alumni-Registrierung unbedingt vor Vertragsende erfolgen, damit die Alumni-Adresse als zukünftige Email-Adresse in die automatische Benachrichtigung eingepflegt werden kann. Weitere Infos findet man auf den Seiten von Relationship Management des KIT.
   
• In begründeten Fällen kann die Verlängerung des KIT-Kontos beantragt werden. Weitere Infos dazu sowie das Antragsformular findet man auf den SCC-Seiten unter KIT interne Regelung zur Deprovisionierung. Bitte auch die ITB informieren, wenn eine Kontenverlängerung beantragt wird. Die Kontenverlängerung kann nur vom ausscheidenden Mitarbeitenden selbst auf my.scc.kit.edu beantragt werden. Der Antrag ist erst am ersten Tag nach Vertragsende aktiv und muss innerhalb der 4 Wochen vor Deaktivierung des Kontos gestellt und genehmigt werden. Wir ITB haben keinen Einfluss auf die Nutzungsdauer von KIT-Konto und Mailpostfach.
   

Sobald wir ITB per IDM-Automatismus über das Ausscheiden eines Mitarbeitenden informiert werden (dies passiert zum Zeitpunkt des Vertragsendes!), wird - sofern uns keine Info auf erfolgte Kontenverlängerung vorliegt - der Mitarbeitende innerhalb von 30 Tagen aus allen IMK-Gruppen gelöscht, so dass keine Mitgliedschaft in Mailverteilern mehr besteht und der Mitarbeitende auch nicht mehr auf Daten zugreifen kann, die nur für IMK-Gruppen freigegeben sind.

Zum 1.10.2017 trat die Deprovisionierungsordnung in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt können Konten-Verlängerungen für ausgeschiedene Mitarbeitende nur noch über DE RECHT mit Begründung beantragt werden.

Wichtig: 30 Tage nach Vertragsende - unabhängig davon, ob der Mitarbeitende noch Arbeiten im/für das KIT erledigt - wird sein Konto deaktiviert, wenn nicht rechtzeitig vorher ein Antrag gestellt wird. Mit der Deaktivierung ist auch das Mailpostfach deaktiviert. Alle Daten des Mitarbeitenden, die durch sein KIT-Konto gekennzeichnet sind, werden ein Jahr später gelöscht. Das betrifft auch alle wissenschaftlichen Daten, deren Besitzer das deaktivierte KIT-Konto ist. Windows-Benutzer, die evtl. noch einen Rechner weiternutzen wollen, können sich dann auch nicht mehr mit dem KIT-Konto am Rechner anmelden und brauchen eine neues Profil. VPN-Verbindungen sind ebenfalls nicht mehr möglich.

Bitte jeden Antrag auf Kontenverlängerung für einen ausscheidenden Mitarbeitenden uns ITB mitteilen, da ansonsten Gruppenmitgliedschaften u.U. zu früh gelöscht werden.

Neu seit 5.12.2022 - Info von DE Recht:

Online-Portal ist zum 05.12.2022 gestartet!
Die Antragsstellung wird ausschließlich über das Portal möglich sein.
Um die Nutzung des neuen Portals zu erleichtern, möchten wir Ihnen folgende Hinweise geben:
Die Nutzerinnen bzw. die Nutzer können wie bisher in begründeten Fällen eine Weiternutzung beantragen. Die Weiternutzung kann:

• bei Erstanträgen ab dem Tag des Austritts aus dem KIT (Ende Arbeitsvertrag) bis 30 Tage nach Austritt
• bei Folgeanträgen ab 30 Tage vor Ende der bisherigen Verlängerung bis zum Ende der bisherigen Verlängerung

über https://my.scc.kit.edu - Konto/KIT-Account - Verlängerung beantragt werden.
Die Auswahlmöglichkeit Konto/KIT-Account – Verlängerung ist bei my.scc nur für den Zeitraum hinterlegt, in dem eine Antragsstellung möglich ist (siehe oben). Eine Antragsstellung nach Ablauf der oben angegebenen Zeiträume ist nicht möglich.
Sobald der Antrag durch die Nutzerin oder den Nutzer eingereicht wurde, wird dieser automatisch der genehmigungsberechtigten Person in der betroffenen Organisationseinheit zur Entscheidung vorgelegt. Diese erhält eine E-Mail mit der Bitte um Prüfung des eingereichten Antrags. Eine kurze Hilfestellung zur Vornahme der Prüfungsschritte finden Sie hier.

Alle weiteren Infos zur Deprovisionierung findet man bei DE Recht unter "Satzungen, Ordnungen, Richtlinien - Deprovisionierungsordnung" und auf der SCC-Seite "KIT interne Regelung zur Deprovisionierung".

Alternativ zur Beantragung einer Kontenverlängerung kann der ausscheidende Mitarbeitende auch ein GuP-Konto erhalten. Wenn die Beantragung rechtzeitig vor Vertragsende bei IMK-ASF-IT erfolgt, kann u.U. das alte KIT-Konto (lediglich mit angepassten Rollen) und auch die Mailadresse erhalten bleiben.