Das KIT-Konto eines KIT-Mitarbeitenden wird 30 Tage nach Vertragsende deaktiviert. Der KIT-Mitarbeitende wird bei Vertragsende darüber informiert.
Gästekonten werden zum angegebenen Datum deaktiviert, der Gast wird über die Deaktivierung informiert.
Rechtzeitig vor Ausscheiden eines Mitarbeitenden, Studierenden oder Gastes muss mit diesem geregelt werden, wie mit den Daten der Person (sowohl persönliche Daten als auch alle Arbeitsdaten) umgegangen werden kann:
- Private/persönliche Daten, die auf Rechnern des KIT liegen, muss der Mitarbeitende / Gast unbedingt vor Austritt sicher löschen - siehe Vortrag-IT-EK-Juni2022 und https://www.zendas.de/themen/vernichtung/festplatten/loeschen.html.
- Eine Übergabe der übrigen Daten muss vor Beendigung des Besuchs bzw. Vertrags mit der Person geklärt werden. Abschließend von der ausscheidenden Person das Formular BestaetigungDaten-Vertragsende unterschreiben lassen.
Wichtig: die Deprovisionierungsordnung beinhaltet auch das Löschen aller Daten/Dateien eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Somit werden nach der Deaktivierung eines KIT-Kontos auch alle Dateien auf den zentralen SCC-Rechnern, die diesem KIT-Konto zugeordnet sind, gelöscht (z.B. LSDF, bwsync&share usw.). Eine vor Vertragsende geregelte Datenübergabe ist also notwendig.
- Falls ein Token vorhanden ist, muss dieser beim SCC-Servicedesk abgegeben werden: https://www.scc.kit.edu/dienste/11211.php
- Der Mitarbeitende / Gast sollte unbedingt rechtzeitig vor Vertrags-/Besuchsende per automatischer Benachrichtigung dafür sorgen, dass Mailpartner über dessen Ausscheiden und eine evtl. neue Mailadresse informiert werden, da die KIT-Mailadresse 30 Tage nach Vertragsende nicht mehr erreichbar ist. Eine kurze Anleitung zur Einrichtung in OWA findet man hier.
- Jeder (ehemalige) Mitarbeitende im KIT hat die Möglichkeit, sich als Alumni zu registrieren. Dabei kann auch eine lebenslang gültige Weiterleitungsadresse beantragt werden. Diese hat die Form vorname.nachname @alumni.kit.edu. Wird dies in Erwägung gezogen, so sollte die Alumni-Registrierung unbedingt vor Vertragsende erfolgen, damit die Alumni-Adresse als zukünftige Email-Adresse in die automatische Benachrichtigung eingepflegt werden kann. Weitere Infos findet man auf den Seiten von Relationship Management des KIT.
- In begründeten Fällen kann die Verlängerung des KIT-Kontos beantragt werden. Weitere Infos dazu sowie das Antragsformular findet man auf den SCC-Seiten unter KIT interne Regelung zur Deprovisionierung. Bitte auch die ITB informieren, wenn eine Kontenverlängerung beantragt wird und immer die aktuelle Fassung des Antrags verwenden. Der Antrag auf Kontenverlängerung muss immer über die Institutsleitung bei DE Recht eingereicht werden, wir ITB haben keinen Einfluss auf die Nutzungsdauer von KIT-Konto und Mailpostfach.
Sobald wir ITB per IDM-Automatismus über das Ausscheiden eines Mitarbeitenden informiert werden (dies passiert zum Zeitpunkt des Vertragsendes!), wird - sofern keine Info auf erfolgte Kontenverlängerung vorliegt - der Mitarbeitende innerhalb von 30 Tagen aus allen IMK-Gruppen gelöscht, so dass keine Mitgliedschaft in Mailverteilern mehr besteht und der Mitarbeitende auch nicht mehr auf Daten zugreifen kann, die nur für IMK-Gruppen freigegeben sind.